Der Start eines neuen Projekts fühlt sich oft an wie ein leeres Blatt Papier – voller Möglichkeiten, aber auch voller Fragen. Wohin geht die Reise? Was genau soll eigentlich entwickelt werden? Und wie schafft man es, sich nicht in endlosen Feature-Listen oder spontanen Ideen zu verlieren?

Ob Website, App oder internes Tool: Eine durchdachte Herangehensweise ist der Schlüssel zum Erfolg. Als Freelancer in den Bereichen Webentwicklung, Marketing und Design erlebe ich immer wieder, wie wertvoll eine strukturierte Projektvorbereitung ist – nicht nur für ein gutes Endergebnis, sondern auch für die Zusammenarbeit und Zufriedenheit aller Beteiligten.

Dieser Artikel zeigt auf, wie digitale Projekte von Anfang an richtig aufgesetzt werden – mit einem klaren Blick auf das Problem, realistischen Zielen und einem Gespür für die wahren Bedürfnisse der Nutzer*innen.

Das Problem verstehen – bevor es gelöst wird

Viele Projekte scheitern schon früh – nicht etwa an der Umsetzung, sondern an einer unsauberen Ausgangslage. Wer direkt mit der Lösung beginnt, ohne das eigentliche Problem wirklich verstanden zu haben, riskiert, an den Bedürfnissen der Zielgruppe vorbei zu entwickeln.

Ein erfolgreicher Projektstart beginnt also mit einer einfachen, aber entscheidenden Frage:
„Welches Problem wollen wir überhaupt lösen?”

Klingt banal, ist aber essenziell. Denn oft kommen Projektideen mit einem festen Lösungsansatz daher („Wir brauchen eine App!”), ohne dass klar ist, welches konkrete Problem damit adressiert werden soll. Hier lohnt es sich, innezuhalten und zunächst ganz bewusst auf die Problemstellung zu fokussieren – losgelöst von möglichen Funktionen, Technologien oder Trends.

Praktische Tipps zur Problemdefinition:

• Problemstatement schreiben: In 1–2 Sätzen zusammenfassen, worum es wirklich geht.
• Stakeholder befragen: Gibt es unterschiedliche Sichtweisen auf das Problem?
• Symptome vs. Ursache unterscheiden: Ist das, was als Problem wahrgenommen wird, wirklich der Kern?

Je klarer das Problem definiert ist, desto gezielter können im nächsten Schritt sinnvolle Ziele und Lösungen entwickelt werden. Und desto besser lässt sich später auch messen, ob das Projekt wirklich erfolgreich war.

Ziele statt Funktionen: Was will die Software eigentlich erreichen?

Sobald das Problem klar definiert ist, geht es um die Frage: Was wollen wir mit der Software eigentlich erreichen? Dabei sollte man nicht sofort in Funktionen denken, sondern in Zielen.

Ein Ziel ist beispielsweise: „Kund*innen sollen Anfragen schneller stellen können.”
Eine Funktion wäre: „Ein Webformular mit Upload-Funktion.”
Das Ziel gibt die Richtung vor – die Funktion ist nur ein möglicher Weg dorthin.

Warum klare Ziele wichtig sind:

• Sie geben dem Projekt Fokus.
• Sie helfen bei späteren Entscheidungen (z. B. Priorisierung von Features).
• Sie sind messbar – z. B. über KPIs wie Nutzungsrate, Support-Tickets oder Conversion Rate.

Tipp: Die Formulierung von 2–3 Hauptzielen für das Projekt und deren Verknüpfung mit konkreten Messgrößen verwandelt ein vages Projektvorhaben in einen strategischen Ansatz mit echtem Mehrwert.

Die Nutzer*innen im Fokus: Bedürfnisse, Frust und Chancen

Technisch perfekte Lösungen nützen wenig, wenn sie an den Menschen vorbeigehen, die sie nutzen sollen. Deshalb ist User-Zentrierung kein Buzzword, sondern Pflicht.

Wie werden die Nutzer*innen kennengelernt?

• Interviews & Umfragen: Was läuft heute gut, was nervt, was wird vermisst?
• Personas erstellen: Typische Nutzer*innen mit Bedürfnissen und Zielen beschreiben.
• Customer Journey analysieren: Wo hakt es in bestehenden Abläufen?

Die gewonnenen Erkenntnisse sind Gold wert für alle weiteren Entscheidungen – vom Feature-Set bis zur Gestaltung. Und sie sorgen dafür, dass das Projekt nicht nur „funktioniert”, sondern auch begeistert.

Prozesse sichtbar machen: Was läuft gut, was muss besser werden?

Bevor man neue Abläufe einführt, lohnt sich ein Blick auf die bestehenden. Oft lassen sich mit einfachen Mitteln große Effekte erzielen – wenn man weiß, wo man ansetzen muss.

Vorgehen zur Prozessanalyse:

• Dokumentiere die Ist-Prozesse: Wer macht was, wie und mit welchen Tools?
• Markiere Medienbrüche, manuelle Schritte oder wiederkehrende Engpässe.
• Überlege, was davon automatisiert, digitalisiert oder vereinfacht werden kann.

Ziel ist nicht, alles neu zu machen – sondern bestehende Abläufe gezielt zu verbessern.

Funktionalität mit Priorität: Die Feature-Wunschliste richtig aufbauen

Eine lange Liste mit Ideen ist schnell geschrieben. Die Kunst besteht darin, daraus ein priorisiertes Feature-Set zu machen, das echten Nutzen stiftet – ohne die Ressourcen zu überfordern.

Methoden zur Priorisierung:

• MoSCoW-Methode (Must, Should, Could, Won’t)
• Value vs. Effort Matrix
• User Story Mapping

So entsteht ein realistischer Funktionsumfang für den ersten Release – der später erweitert werden kann.

Den Blick nach außen richten: Wettbewerber analysieren

Ein Blick auf den Markt zeigt oft, was funktioniert – und wo sich Chancen zur Differenzierung ergeben.

Fragen für die Wettbewerbsanalyse:

• Welche Tools/Features setzen ähnliche Unternehmen ein?
• Was läuft dort gut – und was könnte man besser machen?
• Gibt es Lücken im Markt, die man mit dem eigenen Projekt füllen kann?

Diese Analyse liefert wertvolle Inspiration – und hilft, strategische Entscheidungen fundierter zu treffen.

Daten & Vorschriften: Was muss technisch, rechtlich und organisatorisch bedacht werden?

Neben Nutzerbedürfnissen und Funktionen spielen auch Daten und gesetzliche Anforderungen eine wichtige Rolle – insbesondere in Hinblick auf Datenschutz (z. B. DSGVO), Sicherheit und mögliche Datenmigration.

Zu klärende Punkte:

• Welche Daten sollen übernommen oder integriert werden?
• Gibt es Compliance-Vorgaben oder Zertifizierungen?
• Welche Sicherheitsstandards müssen erfüllt werden?

Diese Aspekte sollten frühzeitig in die Planung einfließen – nicht erst kurz vor dem Go-live.