ChatGPT Projects ermöglichen es Unternehmen, komplexe Aufgaben KI-gestützt zu bearbeiten – mit Kontext, Struktur und höherer Effizienz. Besonders für kleine und mittlere Unternehmen bietet dieses Feature neue Möglichkeiten, um Marketing, Kundenkommunikation oder interne Prozesse effektiver zu gestalten.

Update Januar 2025: OpenAI hat ChatGPT Projects deutlich erweitert. Mit ChatGPT Team und neuen Enterprise-Funktionen sind Projects nun teamfähig, unterstützen Kollaboration und bieten erweiterte Administrations-Tools. Auch die Integration mit Canvas (der visuellen Arbeitsoberfläche für Code und Text) ermöglicht neue Workflows.

Was sind ChatGPT Projects?

ChatGPT Projects sind themenspezifische Arbeitsbereiche, in denen relevante Chats, Dateien und projektbezogene Anweisungen gesammelt und miteinander verknüpft werden. Im Gegensatz zu klassischen Einzelsessions bleiben Kontextinformationen erhalten.

Verfügbarkeit (Stand Januar 2025):

• ChatGPT Plus ($20/Monat): Projects für Einzelnutzer
• ChatGPT Team (ab $25/Nutzer/Monat): Geteilte Projects mit Team-Kollaboration
• ChatGPT Enterprise: Erweiterte Administrations- und Sicherheitsfunktionen

Innerhalb eines Projekts lassen sich mehrere Chats führen, Dateien hochladen und individuelle Arbeitsanweisungen hinterlegen. So entsteht ein KI-gestützter, kontextbewusster Workspace für fortlaufende Aufgaben.

Neue Features 2025

Team-Kollaboration: Mit ChatGPT Team können mehrere Personen am selben Projekt arbeiten. Jedes Teammitglied sieht die geteilten Dateien, Custom Instructions und kann eigene Chats im Projektkontext führen. Ideal für Agenturen, Marketing-Teams oder Beratungsunternehmen.

Canvas-Integration: Die neue Canvas-Oberfläche (visueller Editor für Code und Dokumente) ist jetzt in Projects integriert. Code-Dateien und Texte lassen sich direkt bearbeiten, versionieren und im Projektkontext speichern.

Erweiterte Dateiformate:

• Unterstützung für mehr Dateitypen (PDFs, Word, Excel, CSV, Bilder, Code-Dateien)
• Größeres Kontextfenster (bis zu 128k Tokens bei GPT-4 Turbo)
• Bessere Verarbeitung von Tabellen und strukturierten Daten

Suchfunktion: Projekte verfügen über eine interne Suche, um in hochgeladenen Dokumenten und bisherigen Chats zu navigieren.

Typische Anwendungsbeispiele für KMU

1. Marketingkampagnen vorbereiten

Ein regionales Möbelhaus kann ein Projekt zur Einführung einer neuen Produktlinie anlegen. Hier werden Werbetexte, Social-Media-Postings und E-Mail-Vorlagen generiert – basierend auf hochgeladenen Informationen wie Produktdetails, Zielgruppenprofilen und Corporate-Tone-Guides.

2. Kundenservice-Optimierung

Ein mittelständischer Softwareanbieter strukturiert ein Projekt mit häufigen Supportanfragen, Antworten, Handbüchern und typischen Fehlerbildern. Auf dieser Grundlage kann ChatGPT automatisiert Servicevorlagen und Lösungsvorschläge generieren.

3. HR-Kommunikation vereinheitlichen

Ein Handwerksbetrieb nutzt ein Projekt für interne Kommunikation: Stellenausschreibungen, Mitarbeiter-Onboarding, Feedbackprozesse – alles innerhalb eines zentralisierten Kontexts, ergänzt durch einheitliche Formulierungsrichtlinien und Dokumente.

4. Content-Erstellung für Web & Print

Ein kleiner Verlag erstellt ein Projekt zur Produktion eines Fachnewsletters. Enthalten sind bisherige Ausgaben, Designrichtlinien und Themenpläne. Die KI kann daraus neue Artikelvorschläge, Teasertexte und Überschriften entwickeln – abgestimmt auf das bisherige Format.

5. Schulungs- und Trainingsmaterialien

Ein Bildungsanbieter speichert Präsentationen, Lehrpläne und Übungsmaterialien im Projekt. So kann die KI daraus Quizfragen generieren oder Schulungsunterlagen für neue Kurse auf Basis vorhandener Inhalte erstellen.

6. NEU 2025: Softwareentwicklung im Team

Mit Canvas-Integration nutzen Entwicklerteams Projects für Code-Reviews, Dokumentation und Bug-Tracking. Code-Dateien werden hochgeladen, Custom Instructions definieren Coding-Standards, und das Team kann gemeinsam an Lösungen arbeiten.

7. NEU 2025: Kreativ-Agenturen mit Kundenprojekten

Agenturen erstellen separate Projects pro Kunde. Jedes Projekt enthält Brand Guidelines, bisherige Kampagnen, Asset-Bibliotheken. Team-Mitglieder greifen gemeinsam darauf zu und generieren konsistente Outputs für verschiedene Kanäle.

Wie ChatGPT Projects mit Daten arbeiten

Kontextintegration erfolgt nicht automatisch bei jeder Anfrage.

Innerhalb eines Projekts berücksichtigt ChatGPT die dort hochgeladenen Dateien und gespeicherten Anweisungen nur dann, wenn diese für die konkrete Anfrage relevant erscheinen oder explizit referenziert werden. Es gibt keine automatische Volltextanalyse jedes Dokuments bei jeder Prompt-Eingabe.

Empfehlenswert ist es daher, Anfragen gezielt mit Hinweisen wie „Nutze das Dokument zur Kundenreise” oder „Beziehe dich auf die Datei Produktbeschreibung.pdf” zu versehen, um die Relevanz der eingebetteten Daten zu erhöhen. So wird sichergestellt, dass die gewünschten Inhalte tatsächlich in die Generierung einfließen.

Custom Instructions innerhalb eines Projekts sind hingegen dauerhaft aktiv und beeinflussen die Ausgaben bei jeder Chat-Interaktion. Sie definieren Ton, Rolle, Formatpräferenzen oder spezifische Strategien.

Was sind “Custom Instructions” in ChatGPT Projects?

Custom Instructions sind benutzerdefinierte Vorgaben, die innerhalb eines ChatGPT Projects hinterlegt werden können. Sie dienen dazu, das Verhalten und die Antworten der KI projektbezogen zu steuern und zu verfeinern.

Diese Anweisungen bestehen typischerweise aus zwei Hauptkomponenten:

Rollen- oder Aufgabenbeschreibung – Beispiel: “Du bist ein erfahrener Marketingexperte mit Schwerpunkt auf E-Mail-Kampagnen.”

Format-, Stil- oder Tonvorgaben – Beispiel: “Antworten bitte in Stichpunkten. Verwende eine professionelle, aber freundliche Sprache.”

Wirkungsweise innerhalb eines Projekts

Sobald Custom Instructions in einem Projekt gespeichert sind, gelten sie für alle Chats innerhalb dieses Projekts. Die KI bezieht diese Informationen automatisch in jede neue Antwort ein – im Gegensatz zu hochgeladenen Dateien, auf die sie nur bei direkter oder kontextueller Relevanz zugreift.

Vorteile von Custom Instructions

• Einheitlicher Kommunikationsstil über alle Ausgaben hinweg
• Weniger Wiederholungen bei Prompt-Formulierungen
• Klare Ausrichtung auf Unternehmenssprache, Zielgruppenansprache oder fachlichen Kontext
• Zeitersparnis bei wiederkehrenden Aufgaben

Beispiel für KMU

Ein Immobilienbüro kann etwa folgende Custom Instructions festlegen:

“Du bist ein professioneller Texter für Immobilienanzeigen. Deine Sprache soll sachlich und vertrauenswürdig sein. Nutze kurze Absätze und beschreibe Immobilienmerkmale präzise.”

Damit bleibt der Output konsistent, unabhängig davon, wer im Team das Projekt verwendet oder welche Immobilien gerade bearbeitet werden.

So werden Custom Instructions hinterlegt:

1. Projekt öffnen (im linken Seitenmenü von ChatGPT – nur im Plus- oder Pro-Plan sichtbar).
2. Oben rechts im Projektbildschirm auf “Anweisungen hinzufügen” (englisch: Add Instructions) klicken. 3. Ein Textfeld erscheint, in dem du:

• Eine Rollenbeschreibung (z. B. “Du bist ein erfahrener Steuerberater …”),
• Stil- und Formatwünsche (z. B. “Antworten bitte in Stichpunkten”) und
• Sonstige Vorgaben (z. B. “Sprich die Zielgruppe formell an”) eintragen kannst.

4. Speichern – die Anweisungen gelten ab diesem Moment für alle Chats innerhalb dieses Projekts.

📌 Wichtig:

• Custom Instructions sind projektspezifisch – sie müssen für jedes Projekt separat festgelegt werden.
• Sie gelten automatisch für jede neue Interaktion innerhalb dieses Projekts, ohne dass sie erneut genannt werden müssen.

Technische Grenzen des Systems

Auch wenn Projects strukturiertes Arbeiten ermöglichen, bestehen systembedingte Einschränkungen:

• Kein Chat-übergreifender Zugriff: Einzelne Chats innerhalb eines Projekts können nicht direkt auf den Inhalt anderer Chats zugreifen.
• Kontextfenster-Limitierung: Je nach Modell besteht eine maximale Datenmenge, die pro Antwort aktiv verarbeitet werden kann. Sehr große oder zahlreiche Dateien können in Teilen unberücksichtigt bleiben.
• Eingeschränkte Kollaboration (Plus): Im Plus-Plan sind Projekte nur für Einzelpersonen nutzbar. Team-Sharing erfordert ChatGPT Team oder Enterprise.
• Keine Integration externer Tools: Im Gegensatz zu Custom GPTs bieten Projects keine Anbindung an Drittanbieter-Apps oder APIs.
• Keine Versionierung: Änderungen an Dateien werden nicht automatisch versioniert oder nachvollziehbar gespeichert.

Was sich 2025 verbessert hat:

✅ Team-Sharing (ChatGPT Team): Projekte können jetzt mit dem Team geteilt werden ✅ Größeres Kontextfenster: 128k Tokens bei GPT-4 Turbo (vorher 32k) ✅ Canvas-Integration: Direkte Bearbeitung von Dokumenten und Code ✅ Bessere Dateiverarbeitung: Mehr Formate, bessere Extraktion strukturierter Daten

❌ Noch nicht verfügbar:

• Automatische Benachrichtigungen bei Projektänderungen
• Granulare Zugriffsrechte innerhalb von Team-Projekten
• API-Zugriff auf Projects
• Integration mit externen Tools (Slack, Notion, etc.)

Best Practices für 2025

Um ChatGPT Projects optimal zu nutzen, sollten KMU folgende Punkte beachten:

1. Klare Projektstruktur: Ein Projekt = Ein Themenbereich (z.B. “Marketing Q1 2025”, “Produktdokumentation”, “Kundenservice”)
2. Aussagekräftige Custom Instructions: Je präziser die Anweisungen, desto konsistenter die Outputs
3. Datei-Organisation: Nur relevante, aktuelle Dokumente hochladen. Zu viele Dateien verwirren den Kontext
4. Explizite Referenzierung: Bei wichtigen Dokumenten in Prompts explizit darauf verweisen (“Nutze Brand-Guidelines.pdf”)
5. Team-Onboarding: Bei ChatGPT Team klare Nutzungsrichtlinien für alle Mitglieder festlegen
6. Regelmäßige Pflege: Veraltete Dateien entfernen, Custom Instructions bei Bedarf anpassen

Fazit: Vom Einzeltool zur Team-Plattform

ChatGPT Projects haben sich von einem individuellen Produktivitäts-Feature zu einer teamfähigen Arbeitsplattform entwickelt. Mit den Updates von 2025 – insbesondere der Team-Kollaboration und Canvas-Integration – sind sie für KMU deutlich attraktiver geworden.

Für wen lohnt sich was?

• ChatGPT Plus ($20/Monat): Solo-Selbstständige, Freelancer, kleine Einzelprojekte
• ChatGPT Team (ab $25/Nutzer/Monat): Teams ab 3 Personen, Agenturen, Abteilungen in größeren Unternehmen
• ChatGPT Enterprise: Große Organisationen mit hohen Sicherheits- und Compliance-Anforderungen

Wer strukturierte, wiederkehrende Arbeitsabläufe hat und diese mit KI unterstützen möchte, findet in ChatGPT Projects ein ausgereiftes Werkzeug – mit überschaubarem Setup, aber hoher praktischer Wirkung. Die Kombination aus Kontext-Kontinuität, Custom Instructions und (seit 2025) echter Team-Kollaboration macht Projects zu einem Schlüsselfeature für die produktive KI-Nutzung im Unternehmensalltag.